クレジットカードの送付などで利用される郵便サービスが「本人限定受取郵便」です。
本人限定受取郵便はどんなときに利用されるのかを疑問に思う方もいるでしょう。
本人限定受取郵便は、マイナンバーの交付時をはじめ、本人確認が厳格に求められる場面で使われるものです。
本記事では、総務担当者や個人が把握しておくべき本人限定受取郵便がどんな時に使われるのかという利用シーンや種類、受取時のルールについて解説します。
本人限定受取郵便の受け取りに必要な書類や期限のルールを正しく理解し、再配達や返送などのトラブルを未然に防ぎましょう。
本人限定受取郵便とは？どんなときに必要になる？
本人限定受取郵便とは、文字通り「宛名に記載された本人のみ」が受け取れる郵便サービスです。
たとえ同居の家族であっても、代理受取はできません。この厳格な受取制限は、なりすましや詐欺などの犯罪を防ぎ、確実に本人へ重要書類を届けるための重要なセキュリティ対策となります。
具体的に本人限定受取郵便はどんなときに取り扱いが必要になるのか、主な利用シーンを見ていきましょう。
クレジットカードやキャッシュカードが送付されるとき
最も身近な利用例として挙げられるのが、クレジットカードやキャッシュカードの送付です。
金融機関やカード会社にとって、第三者によるカードの悪用は重大なリスクです。
そのため、コストがかかっても「対面で確実に本人へ渡す」方法が選ばれます。
ポスト投函ではなく、配達員による本人確認を経て手渡すことで、申込者本人の手に渡ったことを証明しています。
マイナンバーカードを受け取るとき
本人限定受取郵便の最も代表的な活用例が、マイナンバーカード（個人番号カード）の郵送での交付です。
マイナンバーは特定個人情報として極めて高い機密性が求められるため、第三者によるなりすましや悪用を未然に防がなくてはなりません。
そのため、マイナンバーカードの受け渡しには、役所で対面で受け取るか、郵送の場合はポスト投函ではなく本人確認を伴う直接交付が原則とされています。
行政手続きにおいても、確実な本人確認とセキュリティ確保の観点から、郵送の場合はこの配送方法が選ばれています。
本人限定受取郵便の種類
本人限定受取郵便には「特定事項伝達型」「基本型」「特例型」の3種類があり、それぞれ「誰が」「どうやって」受け取るかのルールが違います。
受け取る側はもちろん、業務で発送を手配する総務担当者にとっても、本人限定受取郵便の違いを知っておくと混乱を防げます。
それぞれの種類の本人限定受取郵便の特徴を見ていきましょう。
特定事項伝達型
差出人が、最も厳密な本人確認を求めている種類です。
利用には、事前の申込が必要です。受取時に提示できる本人確認書類は、運転免許証やマイナンバーカードなどの「顔写真付き公的証明書」1点に限られます。
また、旧住所のままでは受け取れないため、住所を変えた方は住所変更手続きをしておきましょう。
郵便局員が記号番号や生年月日を控えて差出人に通知する仕組みとなっており、マネー・ローンダリング対策などに活用されています。
基本型
「基本型」は、郵便物を郵便局の窓口で名宛人本人に交付する方式です。
自宅への配達は行われず、到着通知書を持参して窓口で本人確認を行ったうえで受け取ります。
差出人があらかじめ指定した場合に限り、例外として受取代理人を定められますが、基本的には本人が窓口へ出向く必要があります。
なお、特定事項伝達型とは異なり、郵便局で確認した住所などの個人情報が差出人に伝わることはありません。
特例型
「特例型」は、受取方法の選択肢が広く、受取人の負担が比較的少ない種類です。
窓口だけでなく、自宅への配達も選べます。
本人確認書類も、写真なしの健康保険証を使えるケースがあり（※差出人の指定による）、受取人の負担が少ない点が特徴です。
提示した証明書の詳細情報は、差出人へは通知されません。
本人限定受取郵便を利用する際にかかる料金
本人限定受取郵便の利用には、通常の郵便料金に加え、「本人限定受取（270円）」と「一般書留（480円）」のオプション料金がかかります。
計算式は「基本料金+一般書留加算料金+本人限定受取郵便加算料金」です。
はがき1枚送るだけでも800円を超えることがあります。
料金については、事前に確認しておきましょう。
本人限定受取郵便を受け取る方法
本人限定受取郵便を受け取る際は、本人確認書類の提示が必要です。
受取方法は、自宅で受け取るか、郵便窓口へ出向くかの2パターンがあります。
ご自身の状況や届いた郵便の種類に合わせて本人限定受取郵便の受け取り方を選択しましょう。
自宅で受け取る
「特例型」または「特定事項伝達型」については、自宅への配達依頼が可能です。
郵便局の窓口へ出向く必要がなく、玄関先で配達員にマイナンバーカードや運転免許証などを提示するだけで受取が完了します。
一方、「基本型」は原則として窓口受取のみとなるため、到着通知書でどのタイプに該当するかを確認する必要があります。
郵便窓口へ出向いて受け取る
日中不在の場合は、窓口での受取が確実です。
ポストに投函された「到着通知書」を持参し、保管期限内に指定の郵便局へ出向いてください。
また、窓口で「証明書の住所変更をしていなかった」といったトラブルを避けるためにも、事前に証明書の住所を確認しておきましょう。
受取の際は、「到着通知書」と「本人確認書類」の2点が必須です。
本人限定受取郵便を利用する際の注意点
本人限定受取郵便は、そのセキュリティの高さゆえに、一般的な郵便物とは異なる厳格なルールが設けられています。
「家族に受け取っておいてもらおう」と考えていたり、多忙で保管期限を過ぎてしまったりすると、受取ができず差出人に返送されてしまうため、注意が必要です。
ここでは、トラブルを未然に防ぐために必ず押さえておきたい本人限定受取郵便を利用する際の主な注意点を解説します。
まずは通知書が届くので、配達の依頼が必要
本人限定受取郵便が届くと、郵便局から通知書が送付されます。
種別に応じて受け取れる方法が異なるので通知書を確認して、配達日（受け取り日）を指定しましょう。
通知書には保管期限が書かれているため、必ずその日までにWEB、電話、FAXなどで連絡を入れる必要があります。
本人以外は差出人が指定した場合限り受け取ることができる
基本的には、本人が配達員と対面するか、窓口にて受け取る必要がありますが、郵便物に記載された名あて人または「差出人が指定した」代人一人に限り、郵便物を受け取ることができます（つまり、委任状などでは受け取ることはできません）。
とくに「特定事項伝達型」については、書類に不備があった場合の救済措置がほとんど設けられていません。
そのため、最初の提出で受理されるよう、正確な情報の登録および準備を徹底しましょう。
不在等で保管期限が切れた場合は直ちに差出人へ返送される
保管期限は、通知書が届いてから「10日間」です。
この期限を過ぎると、速やかに差出人へ返送されてしまいます。
再送依頼の手間を避けるためにも、通知を確認次第、早急にスケジュールを確保することをおすすめします。
どの種類であっても保管期限は共通のため、必ず期間内に手続きを済ませましょう。
窓口での受け取りをする場合も厳格な本人確認が求められる
郵便窓口での受取においても、本人確認は厳格に行われます。
特に特定事項伝達型の場合、窓口で受け取る際に、本人確認書類だけでなく到着通知書または不在配達通知書も提示しなければ受け取りできません。
また、本人確認書類と郵便物の宛名が合致せず、名あて人本人であるかどうかの確認ができない場合も受け取り不可能です。
書類不備による再訪問を防ぐためにも、郵便局へ向かう際は、必要書類を改めて確認することをおすすめします。
郵便受け取りのための出社ゼロへ！クラウド郵便サービス「atena」
ここまで解説した「本人限定受取郵便」のような特殊なケースを除き、企業には日々多くの一般的な郵便物や書類が届きます。
それゆえ「郵便物の内容確認のためだけに出社しなければならない」という現状は、総務担当者の業務効率を妨げる要因の一つです。
このような課題を解決するのが、クラウド郵便サービス「atena（アテナ）」です。
atenaを導入することで、会社に届く郵便物が電子化され、PCやスマートフォンから場所を選ばずに確認できるようになります。
請求書や重要なお知らせについても、Web上で内容を閲覧できるほか、必要に応じて原本の転送や破棄の指示が可能です。
「出社しなければ郵便が見られない」という物理的な制約を解消することは、バックオフィス業務のテレワーク化推進につながります。
郵便対応のための出社を削減し、よりコアな業務に集中できる環境の構築を検討してみてはいかがでしょうか。
※atenaでは「本人限定受取郵便」を受け取れません（受取対象外）これらを受け取る際は、ご自身で郵便局にて手続きを行う必要がありますのでご注意ください。
まとめ
本人限定受取郵便は手続きに手間を要しますが、これは対象となる書類の重要性とセキュリティの高さを示すものです。
個人の受取においては、ルールを正しく理解し、確実に対応することが求められます。
また、企業の郵便管理においては、従来のアナログ作業と「atena」のようなデジタルツールを適切に使い分けることで、業務効率の向上が期待できます。
みんなのDXは、総務・バックオフィス・コーポレートに関わる皆さまのために、最新のDX情報や事例をご紹介します。
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