企業の総務・人事・法務を担当している方の中には、従業員や顧客の個人情報を含む書類を郵送する際、そのセキュリティ対策に不安を感じたことがある方もいるのではないでしょうか。
デジタル化が進む中でも、契約書や公的書類など、郵送に頼らざるを得ない場面は少なくありません。
しかし、その過程には常に情報漏えいや紛失のリスクが伴います。
万が一事故が発生すると、企業の信用を大きく損なうだけでなく、法的責任を問われかねません。
この記事では、個人情報を安全に郵送するためのセキュリティ対策から、リスクを最小限に抑える運用方法、トラブル発生時の対応まで解説します。
会社の信用を守り、安心して郵送の業務を行うために、ぜひ参考にしてください。
個人情報を郵送する際にセキュリティ対策が重要な理由
個人情報を含む書類を郵送する際、なぜ厳重なセキュリティ対策がこれほどまでに求められるのでしょうか。
それは、会社の信用に大きく影響するためです。
一度情報が漏洩すれば、金銭的な被害だけでなく、個人情報保護法に基づく法的責任や、長年かけて築き上げてきた企業の社会的信用を一瞬で失う可能性があります。
ここでは、個人情報の郵送におけるセキュリティ対策の重要性を解説します。
情報漏えいや紛失のリスクがある
個人情報を含む書類の郵送には、常に情報漏えいや紛失のリスクがつきまといます。
たとえば、宛名の記載ミスや封入間違いといったヒューマンエラーが、第三者への個人情報漏えいという重大な事故に直結します。
一度事故が発生すると、たとえ実質的な被害が小さくても、企業のブランドイメージや社会的信用は大きく傷つくでしょう。
その結果、顧客や取引先からの信用を失い、事業の継続が困難になるケースも少なくありません。
最悪の場合、企業の存続そのものを揺るがす事態に発展する可能性もあります。
そのため、郵送物のセキュリティは非常に重要です。
個人情報保護法など法的リスクを伴う
個人情報の郵送におけるセキュリティ対策は、単なる社内ルールではなく、法律で定められた企業の義務です。
万が一、郵送中の事故で個人情報が漏洩し、第三者に悪用されると、被害にあった顧客や従業員から民事上の損害賠償を請求される可能性があります。
賠償額は漏洩した情報の内容により変動しますが、1人あたり数千円から数万円にのぼり、大規模な情報漏えい事件では賠償総額が億単位となる場合もあります。
さらに、個人情報保護委員会から是正勧告を受けたにもかかわらず従わなかった場合は、個人情報保護法違反として、法人だけでなく担当者個人も責任を問われる可能性があることを認識しておかなければなりません。
こうした法的リスクを回避するためにも、確実なセキュリティ対策が求められます。
企業の信用失墜につながる可能性がある
個人情報の郵送におけるセキュリティ対策は、なぜこれほど重要なのでしょうか。
その最大の理由は、万が一、情報漏えいが起きた際に企業の「信用」が大きく失墜してしまうためです。
ひとたび個人情報の漏洩事故が発生すれば、その事実は瞬く間に広がり、顧客や取引先からの信用は大きく損なわれます。
それは、取引の停止や顧客離れを引き起こすだけでなく、長年かけて築き上げてきた企業のブランドイメージを著しく低下させる原因となります。
一度失った信用を回復するには、長い時間や多くの労力、金銭的な負担が必要です。
したがって、日頃から個人情報を安全に扱うことが重要です。
これは取引先からの信用を維持・向上させるための基本であり、企業の持続的な成長を支えるための土台となります。
セキュリティ対策は、企業の未来を守るために欠かせない取り組みであるといえるでしょう。
個人情報を安全に郵送するためのセキュリティ基本対策
個人情報を安全に郵送するためには、日々の業務の中で実践できる基本的な対策を徹底することが重要です。
基本的な対策を講じることで、ヒューマンエラーによるミスや情報漏えいにつながるリスクを大幅に減らせます。
ここでは、個人情報を安全に郵送するためのセキュリティ基本対策について詳しく説明します。
二重封筒・目隠しシールの活用
企業が郵送する書類には、従業員の氏名や住所、顧客IDなど、重要な個人情報が数多く含まれています。
そのため、封筒が薄くて中身が透けたり配送中に封筒が破れたりすると、第三者によって情報が見られてしまう恐れがあり、深刻な情報漏えいにつながりかねません。
このような物理的なリスクを防ぐための基本的な対策として、二重封筒や目隠しシールの使用が挙げられます。
たとえば、封筒越しに内容が見えてしまう場合には、書類を内側の封筒に入れてから外側の封筒に重ねる「二重封筒」にすることで、安全性を高められます。
また、二重にすることで封筒そのものの強度も増し、破れにくくなる点も利点です。
さらに、給与額やマイナンバーなど、見られてはいけない情報には「目隠しシール」を使うことが効果的です。
とくに、一度剥がすと元に戻せないタイプのシールを選べば、不正開封の防止にもつながるでしょう。
書留やセキュリティ便の利用
個人情報を含む重要書類を郵送する際、通常の定形郵便やレターパックなどの利用は避けましょう。
これらの郵送方法は、安価で手軽な反面、原則として配送中の紛失や破損に対する損害賠償がありません。
万が一、個人情報が漏洩するような事故が発生しても、その所在を追跡したり、補償を受けたりすることが困難です。
そのため、郵便局の「書留」や各配送業者が提供する「セキュリティ便」を利用しましょう。
これらのサービスは、荷物の引受けから配達までの過程が記録され、追跡番号によって配送状況をリアルタイムで確認できます。
また、配達時には受取人から受領印または署名を求めるため、誤配送のリスクを大幅に低減し、「誰が」「いつ」受け取ったかを確実に記録として残せます。
現金や貴重品を書留で送ることが義務付けられているのと同様に、企業の信用に関わる個人情報も、追跡と対面手渡しが保証された方法で送ることが重要です。
宛名の書き方や発送先の確認徹底
郵便物の誤送付を防ぐためには、「宛名の書き方」と「発送先の確認」を仕組み化することが、大切です。
まず「宛名の書き方」については、手書きをやめ、一元管理された最新の住所録データから直接印刷するルールを徹底します。
これにより、転記ミスという根本的な原因を防げます。
また、会社名・部署名・役職は省略せず正確に記載してください。
さらに、個人情報を含む書類には「親展」と表示することで本人以外の開封を防ぎ、セキュリティ性を高められるでしょう。
次に「発送先の確認」では、住所データ自体の定期的な棚卸し（クリーニング）が不可欠です。
その上で「窓付き封筒」を活用すると、送付状の宛名を封筒の宛名と自動的に一致させられます。
そのため「封筒と中身の照合」という確認工程を省け、誤封入のリスクを減らせます。
追跡番号や受取記録を残す
個人情報を含む重要書類を郵送する際は、「送った」「届いていない」といったトラブルを未然に防ぐため、客観的な記録を残すことが大切です。
口頭やメールでの連絡だけでは、万が一の際に発送の事実を証明することが困難になります。
そこで有効なのが、郵便物の引受けや配達状況を記録できるサービスです。
たとえば、日本郵便の「特定記録」を利用すれば、郵便局が引き受けた事実が記録され、追跡番号によって配達状況の確認が可能です。
これにより、少なくとも会社として「いつ、何を発送したか」を明確に証明できます。
追跡番号や受取記録を適切に保管することは、紛失時の迅速な調査を可能にし、企業のコンプライアンスとリスク管理体制を強化する上で有効です。
誤送防止のチェックフローを導入する
担当者の注意深さだけに頼る体制では、多忙な際のうっかりミスなど、ヒューマンエラーによる誤送付のリスクはなくせません。
そこで有効なのが、「書類送付チェックフロー」の導入です。
書類のチェックフローを導入することで、複数人で確認することが難しい場合でも、ひとりでダブルチェックに近い効果を得られます。
たとえば、発送作業の工程ごとに確認・記入するためのチェックリストを用意するとよいでしょう。
書類作成時・封入時・宛名記入時など、それぞれのステップで宛先や同封物がリストと一致しているかを確認することで、ミスに気づく機会が増えます。
この仕組みを組織のルールとして導入すれば、担当者の経験や人数に関係なく、安定したセキュリティ体制を構築できます。
個人情報を郵送する際のセキュリティを意識したトラブルへの対応策
どれほど万全の対策を講じていても、郵送トラブルの発生確率をゼロにすることは困難です。
重要なのは、事故が起きてしまったあとに、いかに迅速かつ誠実に対応し、被害を最小限に抑えられるかです。
初期対応の遅れや不備は、顧客や関係者からの信用をさらに損ない、事態を悪化させることにつながります。
ここでは、個人情報を郵送する際のセキュリティを意識したトラブルへの対応策について解説します。
郵便局や宅配業者への迅速な連絡
郵便物の紛失や誤って送られてしまった可能性に気づいたら、できるだけ早く郵便局や利用した宅配業者に連絡しましょう。
連絡が早ければ早いほど、郵便物を追跡したり探し出したりできる確率が高くなり、素早く問題を解決できる可能性も高まります。
このとき、追跡番号（お問い合わせ番号）、発送日時、発送元や宛先などの情報を正確に伝える必要があります。
スムーズにやり取りを進めるためにも、発送時にもらった控えを手元に用意しておくとよいでしょう。
また、迅速に報告することは、配送業者による調査を早く進められるだけでなく、問題がどこで起きたのか責任の所在をはっきりさせるためにも大切です。
再発防止策の策定と社内共有
郵送トラブルの緊急対応が終わったあとは、同じミスを繰り返さないために「再発防止策」を策定し、それを社内できちんと共有することが最も大切です。
まず、「なぜトラブルが起きたのか」を、個人だけの責任で片付けず、業務フローやチェック体制など、会社全体の問題として徹底的に原因を突き止める必要があります。
そのうえで、「承認フローの見直し」や「チェックリストの更新」など、具体的な対策を決めます。
決めた対策は、必ずマニュアルに反映し、研修などを通じて関係者全員にしっかりと伝えていきましょう。
対策が形だけで終わらず、組織全体のセキュリティ意識を高めることが、信用を取り戻すための第一歩となります。
顧客や関係者への誠意ある説明
個人情報の郵送トラブルが発生した場合、影響を受ける顧客や関係者への説明は、企業の信用につながります。
まず大切なのは、迅速な報告です。
事実を隠さず、速やかに第一報を入れることで、誠実な姿勢を示し、憶測による不安の拡大を防ぎます。
その際、ただ謝罪の言葉を述べるだけでは不十分です。
顧客や関係者の不安を解消するために、「何が起こったのか（事実関係）」「なぜ起こったのか（原因）」「今後の具体的な対策と対応」の3点を明確に伝える必要があります。
状況の深刻度に応じて、メールや電話だけでなく、責任者が直接訪問し、誠意を尽くして説明する姿勢が信頼回復へとつながります。
相手の立場に立ち、真摯な対応を心がけましょう。
個人情報を守る郵便発送サービス「ネットdeゆうびん」
ここまで解説してきた対策を自社で運用するには、多大な人的・時間的コストがかかるのが実情です。
そこで、より高度なセキュリティと業務効率化を両立する選択肢として注目されるのが、専門の郵便発送サービスです。
郵便発送サービスを活用することで、郵送に関わるリスクを最小化し、担当者は本来のコア業務に集中できます。
「ネットdeゆうびん」は、郵便物の印刷から発送までをネットでできる発送作業サービスです。
ここからは、個人情報を郵送する際にセキュリティ面で安心な「ネットdeゆうびん」の特徴について解説します。
PDFをアップロードするだけで印刷から発送まで完結
「ネットdeゆうびん」を利用すると、PDFを指定画面にアップロードするだけで、印刷・封入・宛名出力・差出しまでをオンラインで一括手配できます。
郵便局への持ち込みや切手の在庫管理などは不要になります。
個人情報は通信の暗号化と権限管理で保護され、誤送付防止の宛先チェックや追跡番号付与、発送履歴の監査ログも利用できます。
封筒種別や投函日の指定にも対応し、在宅勤務中でも法務・総務部門で求められるコンプライアンスに配慮した安全な郵送業務を実施できるだけでなく、業務の効率化にもつながります。
厳重なセキュリティ体制
情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）に基づいたセキュリティ水準やISO27001認証など、高いセキュリティ体制で運用しているため、個人情報を含む郵送物を安全に管理できます。
また、上場企業、グローバル企業から中小企業まで幅広い企業で導入されており、累計25万通以上の取り扱い実績があります。
リスク評価と手順の継続的改善を行っているうえに、万一に備えサイバーセキュリティ保険にも加入済みです。
総務・人事・法務部門のコンプライアンス要件に沿い、情報漏えい・紛失リスクを最小化できます。
日本郵政グループ出資で信頼性のある運営
「ネットdeゆうびん」はatena株式会社が運営し、日本郵政グループ（日本郵政キャピタル）からの出資を受ける企業のサービスです。
郵送インフラに近い基盤を背景に運用水準が高く、機密書類の送付でも安心して利用できます。
個人情報保護や誤配送防止の仕組み、関連法令・ガイドラインへの準拠体制も整っており、総務・人事・法務の実務で求められるコンプライアンス要件を満たしやすい点が特徴です。
まとめ
本記事では、個人情報を郵送する際に必要なセキュリティの重要性と、誰でもすぐに実践できる具体的な対策、リスクを最小限に抑えるための組織的な運用方法、さらには万が一トラブルが発生した際の対応方法までを幅広く解説しました。
情報漏えいは、企業の信用を大きく損なう深刻なリスクです。
この機会に、自社の郵送業務の流れを点検し、セキュリティ体制に不足がないかを再確認しましょう。
加えて、専門サービスの利用を検討することで、より安全かつ効率的に個人情報を管理できる体制を整えることが大切です。
こうした取り組みが、企業の継続的な発展と信用の維持につながります。
