経理や人事、総務といったバックオフィス業務は、企業の成長を支える大切な役割を担っています。
しかし、日々の作業に追われ、人手不足やアナログな進め方に課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
バックオフィス業務の効率化は、作業時間を短縮するだけでなく、コスト削減や生産性向上にもつながり、ひいては企業全体の競争力を高めます。
この記事では、バックオフィスが抱える課題を整理し、クラウドツールやアウトソーシングを活用した効率化の方法、導入のステップについて解説します。
バックオフィス業務とは
バックオフィス業務とは、経理・人事・総務・労務など、顧客と直接やり取りしない後方支援業務全般のことです。
営業やマーケティングなど、企業の売上に直接関わるフロントオフィスを支え、企業活動全体を円滑に進めるためにも欠かせない役割を担っています。
担当する業務は多岐にわたり、たとえば以下のようなものが挙げられます。
- 請求書の発行
- 給与計算
- 社会保険の手続き
- 法務対応
- 備品管理
一言で「事務部門」とまとめられることもありますが、その業務は専門性が高く、知識やスキルが求められます。
このように専門性の高い業務をバックオフィスが担っているからこそ、フロントオフィスは利益の追求や営業活動に集中できるのです。
業務効率化を考える前に、まずは自社のバックオフィスがどのような業務を担っているのか、その重要性を再確認してみましょう。
バックオフィス業務の課題
バックオフィス業務には、多くの企業で共通する以下のような課題があります。
- 特定の担当者しか内容を理解していない「属人化」
- 紙の書類を使った「アナログな業務フロー」
- 慢性的な「人手不足」
上記に挙げた問題は、業務の停滞やミスを招き、従業員の負担を増やす原因となります。
また、課題を放置すれば、企業の成長を妨げることにもなりかねません。
バックオフィス業務効率化を阻むバックオフィス担当者が直面しやすい課題を詳しく解説します。
業務の属人化と引き継ぎの難しさ
バックオフィス業務の大きな課題の一つが、業務の属人化です。
たとえば「この仕事は〇〇さんしかわからない」といった経験のある方も多いのではないでしょうか。
経理や労務などの仕事は専門知識が必要で、さらに法律改正にもたびたび対応しなければなりません。
そのため、どうしても特定の担当者にノウハウが集中しがちです。
その結果、作業手順や進捗状況が他の人には分からない「業務のブラックボックス化」が起こりやすくなるのです。
もし、このような状態で担当者が突然休職や退職となった場合、業務が止まってしまうリスクが高まります。
とくに、業務マニュアルがない場合は、後任への引き継ぎは進まず、業務品質を保つことさえ難しくなるでしょう。
紙文化・アナログ作業による非効率性
バックオフィス業務では、今もなお多くの企業で紙を使ったアナログ作業が根強く残っており、デジタル化の遅れが大きな課題となっています。
たとえば、以下のような業務について、思い当たる担当者の方も多いでしょう。
- 稟議書に順番に押印していくやり方
- 紙で印刷・郵送する請求書
- 手書きの勤怠管理
このような紙ベースの業務は、書類の作成や検索、承認に時間がかかるだけでなく、複数人で同時に作業することも難しくなります。
また、紙や印刷、郵送、保管にかかるコストも無視できません。
さらに、「ハンコを押すためだけに出社しなければならない」といった状況が起こり、リモートワークのような柔軟な働き方を妨げる大きな要因になっています。
人手不足による負担増加
バックオフィスは企業の成長を支える役割を担っていますが、多くの企業で人手不足が慢性化しています。
その主な理由の一つが、業務量に繁忙期と閑散期の差があることです。
たとえば、経理部門では決算期に、人事や労務部門では入退社が多い時期や年末調整の時期に業務が集中します。
しかし、繁忙期に合わせて人員を増やしてしまうと、閑散期には人件費が過剰になってしまうでしょう。
また、一時的な雇用を考えても、採用や教育にコストがかかる上、専門知識が必要な職種では人材のミスマッチが起きやすいという問題もあります。
その結果、少ない人数で業務量の増減に対応しなければならなくなり、既存の社員一人ひとりの負担は大きくなるでしょう。
こうした状況が続くと、残業が当たり前になったり、ミスが増えたりするだけでなく、従業員のモチベーションが下がるなど、深刻な問題が発生します。
バックオフィス業務を効率化するメリット
バックオフィス業務を効率化することは、従業員の負担を減らすだけでなく、企業全体の運営に良い影響をもたらします。
まず、単純作業から解放されるため、従業員は本来のコア業務に集中できるようになります。
その結果、会社全体の生産性の向上が見込まれるでしょう。
また、コストの削減や人的ミスの防止、ペーパーレス化の推進によって多様な働き方にも柔軟に対応できるようになります。
バックオフィス業務を効率化するメリットについて詳しく解説します。
生産性の向上
バックオフィス業務を効率化する最大のメリットは、組織全体の生産性が高まることです。
たとえば、データ入力や書類作成、集計作業などの定型的な業務は、ツールやシステムで自動化できます。
これにより、これまで多くの時間を取られていた作業を短縮できるようになるでしょう。
そして、こうして生まれた余裕を使い、従業員はより創造的な「コア業務」に集中できるようになります。
たとえば、蓄積されたデータを活用して経営判断のための情報をまとめたり、業務プロセスの改善策を考えて企画を立てたりと、企業の成長に直結する仕事に取り組む時間が増えるのです。
また、単純作業から解放されることで従業員のモチベーションも高まり、結果として組織の競争力向上にもつながります。
コスト削減と人的ミス防止
バックオフィス業務の効率化には、企業の経費を直接削減し、業務品質を向上させるという大きなメリットがあります。
たとえば、申請処理やデータ入力などの定型業務をツールで自動化すれば、作業にかかる工数が大幅に減り、残業代などの人件費も抑えられます。
加えて、契約書や請求書の電子化によるペーパーレス化を進めることで、紙代・印刷コスト・郵送費・保管スペースなどのコストも削減できます。
また、手作業によるデータ入力や目視チェックでは、どうしても転記ミスや確認漏れといった人的ミスが発生しやすくなります。
しかし、業務の自動化によってこれらのヒューマンエラーを防ぎ、正確性を確保できます。
ミスの削減によって修正や手戻りといった余計な工数もなくなり、さらなるコスト削減にもつながるでしょう。
リモートワークへの対応
バックオフィス業務の効率化は、リモートワークのような柔軟な働き方を実現するための基盤を整えます。
「請求書の確認」や「契約書への押印」といった紙の書類を扱う業務は、通常は出社が必要となるため、リモートワークを広げる際の大きな障害となっていました。
しかし、これらの書類を電子化し、申請から承認までをすべてシステム上で行えるようにすれば、従業員は働く場所を自由に選べるようになります。
このように出社が不要になることで、業務の生産性が上がるだけでなく、多様な人材の採用や従業員の満足度向上にもつながります。
バックオフィス業務を効率化する方法
バックオフィス業務の課題を解決し、そのメリットを享受するためには、具体的にどのような方法があるのでしょうか。
近年ではテクノロジーの進化により、これまで人の手で行っていた作業を自動化・効率化するさまざまな選択肢が登場しています。
会計システムや人事労務システムといったクラウドツールの導入、RPAやAIを活用した定型業務の自動化、そして専門業者へ業務を委託するアウトソーシングの活用がその代表例です。
ここでは、これらの具体的な効率化の方法について詳しくご紹介します。
クラウドツールやシステムの導入
バックオフィス業務の効率化でまず検討したいのが、クラウドツールやシステムの導入です。
これまで手作業やExcel、紙媒体に頼っていた業務をデジタル化することで、時間とコストの削減と、人的ミスの防止につながります。
たとえば、会計システムを導入すれば請求書の作成や経費精算が自動化され、人事労務システムは勤怠管理や給与計算、年末調整といった複雑な業務を簡素化します。
また、稟議や各種申請手続きを電子化するワークフローシステムは、承認プロセスを可視化し、ペーパーレス化とテレワークの推進に直結するでしょう。
これらのツールは情報を一元管理できるため、業務の属人化を防ぎ、データに基づいた迅速な意思決定を支援してくれるのです。
RPAやAIを活用した自動化
日々繰り返すデータ入力やレポート作成といった定型作業の自動化に役立つのが、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAIの導入です。
RPAは、人がパソコンで行っているルールに沿った作業を自動化するソフトウェアロボットのことです。
たとえば、請求書データを会計システムに入力したり、勤怠データをまとめたりといった業務を自動でこなします。
RPAは24時間365日、休むことなく稼働するため、業務のスピードと質は安定し、人的なミスも防げます。
これにより、従業員は企画立案や分析といった、人にしかできない創造的な仕事に集中できるのです。
さらに、AI-OCR（AIによる光学文字認識）を活用することで、紙の書類をスキャンしてデータ化するなど、より高度な自動化も行えます。
上記のことから、RPAやAIの活用は、人手不足に対応する強力な方法として、導入を検討する価値は十分にあるのではないでしょうか。
アウトソーシングの活用
すべてのバックオフィス業務を自社で行うのではなく、一部の作業を専門の業者に任せるアウトソーシングも効率化に役立つ方法です。
とくに、以下のような専門的な知識が求められる定型業務はアウトソーシングに適しています。
- 給与計算や年末調整
- 経費精算
- 社会保険の手続き
アウトソーシング最大のメリットは、これらノンコア業務から従業員が解放されて、本来注力すべきコア業務（たとえば事業戦略や業務改善）に集中できる点です。
また、専門知識を持つ業者に任せることで法律の改正にも素早く対応できる上、業務の質も高められ、人的ミスの防止にもつながります。
加えて、自社で専門人材を採用・育成するためのコストや時間も軽減できるため、人手不足を補いながら組織全体の生産性を上げる有効な手段になるでしょう。
バックオフィス業務を効率化する流れ
やみくもにツールを導入して失敗することを避けるためには、効率化を着実に進めることが重要です。
ここでは、まずバックオフィス業務効率化の導入と、導入後も継続的に効果を高めていくための具体的なステップをご紹介します。
この手順を踏むことで、一時的な改善にとどまらず、持続可能な業務改善につながるでしょう。
ステップ1：業務の可視化と課題の特定
まずは、行なっている業務の棚卸しを行い、業務内容や業務フローを可視化しましょう。
部門横断で業務フローを整理し、前後工程のつながりを明確にするとよいでしょう。
処理件数・所要時間・エラー率など、業務を行ううえで重要な数値を計測し、工数が多い、待ちが発生、承認が滞る、担当が固定しているなどの課題を特定します。
改善インパクトの大きい業務に優先度を付け、着手範囲を絞り込みましょう。
ステップ2：最適なツールの選定と導入
業務の可視化と課題の特定ができたら、次はその課題を解決する適切な方法を選び、導入しましょう。
主な選択肢には、クラウドツールやRPAなどのITツールの導入や、アウトソーシングの活用があります。
たとえば、「請求書発行など定型的な作業が多い」場合はRPA（自動化ツール）「紙の書類が多く、承認に時間がかかる」場合は、ペーパーレス化を実現できるクラウドシステムが有効です。
また、「給与計算や年末調整など専門知識が必要で負担が大きい」業務は、専門家にアウトソーシングするのも良い方法です。
ツールやサービスを選ぶ際は、機能の豊富さだけでなく、以下のポイントも比較検討しましょう。
- 操作はしやすいか
- 費用対効果は高いか
- 既存のシステムと連携できるか
これらの視点から総合的に判断し、自社の課題解決につながる方法を見極めることが大切です。
ステップ3：ツール導入後の運用と改善
ツールやシステムを導入しただけでは、業務効率化は実現できません。
むしろ、導入後に現場で定着させ、効果を最大限に引き出すための運用と改善が重要です。
最初に、現場の担当者の意見を取り入れつつ、繁忙期や人事異動のタイミングを避けた導入計画を立て、スムーズに移行を進めましょう。
導入後は、新しい業務フローがきちんと機能しているか、担当者が困っていないかを定期的に確認し、必要に応じてフォロー体制を作ることが欠かせません。
また、「作業時間がどれだけ短くなったか」といった導入効果を、客観的なデータで測ることも大切です。
もし新たな課題があれば、その都度改善し、PDCAサイクル（計画→実行→確認→改善）を回していきましょう。
こうした継続的な取り組みによって、業務効率化の効果を一時的なものにせず、持続的な成果へとつなげることが可能です。
バックオフィス業務を効率化するならatena（クラウド郵便）がおすすめ
バックオフィス業務の効率化を目指すなら、クラウド郵便サービス「atena」がおすすめです。
バックオフィスの仕事をよりスムーズに進めたり、テレワークを推進したりする上で、多くの企業が紙の郵便物への対応に悩まされています。
たとえば、「郵便物を確認するだけのためにわざわざ出社しなければならない」「届いた書類の仕分けや関係者への配布に手間と時間がかかる」といった課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで、こうしたアナログな業務を根本的に解決できるのが、atenaです。
atenaは、会社宛ての郵便物を代わりに受け取り、その内容をスキャンしてクラウド上に保存します。
そのため、担当者はオフィスにいなくてもパソコンやスマートフォンを使い、郵便物の内容をリアルタイムで確認できます。
さらに、支払い処理や部署ごとの書類共有なども迅速に進められます。
atenaを導入すれば、郵便物対応のために出社する必要がなくなるだけでなく、ペーパーレス化の推進や管理コストの削減も実現できます。
バックオフィスの生産性を向上させる手段として、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
バックオフィス業務の効率化に成功した事例3選
ここまで、効率化の方法やツールについて説明してきました。
しかし、「実際に導入した企業がどのような成果を出しているのか、もっと具体的に知りたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。
ここでは、バックオフィス業務を効率化し、成果を上げた3社の事例を紹介します。
各企業がどのような課題に直面し、どのようなツールや手法を使って解決したのか、そしてその結果どのような効果を得たのかを分かりやすくお伝えします。
ぜひ自社の課題と重ね合わせながら、バックオフィス業務効率化成功のヒントを見つけてください。
GOB Incubation Partners株式会社
GOB Incubation Partners株式会社は、企業の新規事業立ち上げを支援する会社です。
同社では、リモートワークを基本とした柔軟な働き方を推進してきました。
しかし一方で、郵便物の対応だけは出社が必要であり、担当者は毎回30分から1時間もかけて書類の整理に追われていました。
郵便物が職場に届くため、出社しないと内容を確認できず、予定も立てにくいという時間的・心理的な負担が大きな問題となっていました。
そこで、この課題を解決するためにクラウド郵便サービス「atena」を導入。
申し込みからわずか1週間で利用を開始できるスピードと、導入しやすい価格が決め手でした。
導入後は、郵便物のためだけに出社する必要がなくなりました。
また、Web上で郵便の内容を確認し、1日の予定を立てられるようになりました。
これにより、担当者の心理的負担が大きく減り、生まれた時間をより重要なコア業務に充てられるようになっています。
株式会社エム・マーケティング
株式会社エム・マーケティングは、社会人向けの教育事業を行う企業です。
同社では全社的にリモートワークを開始したことで、紙で届く請求書の見落としや、支払いの遅れが多発するという問題が発生しました。
これは、出社する回数が減ったために郵便物をチェックするのが遅くなり、その結果、支払い期限に間に合わなかったことが原因です。
この課題を解決するため、株式会社エム・マーケティングはクラウド郵便サービス「atena」を導入しました。
atenaは、オフィスに届く郵便物を代理で受け取り、スキャンしてデータ化してくれます。
これにより、経理担当者はどこにいてもパソコン上で素早く請求書を確認できるようになりました。
その結果、請求書の見落としや支払い遅延は完全に解消され、経理担当者の精神的な負担も大きく減りました。
また、書類が電子化されたことで検索も簡単になり、業務全体の効率化も実現しています。
参考：全社テレワークで発生する「請求書の確認もれ」をatenaで解決。経理担当がatena導入を決めた理由とは｜株式会社エム・マーケティング 様 導入事例｜クラウド郵便サービス atena〈アテナ〉
株式会社花形
総合選抜専門塾AOIを企画・運営する株式会社花形様は、事業の成長にともない、毎日届く郵便物の管理が追いつかないという課題を抱えていました。
経理担当者は出社後すぐに郵便物の仕分けに追われ、そのため本来の業務が後回しになることが多かったといいます。
さらに、会社全体でデジタル化を進めている中、紙の書類を手作業でスキャンし、保管する作業が大きな負担となっていました。
そこで、これらの問題を解決するためにクラウド郵便サービス「atena」を導入しました。
「atena」を利用することで、郵便物の受け取りからデータ化までの工程が自動化され、担当者は出社後のルーティン作業から解放されました。
その結果、経理担当者は本来の専門業務に集中できるようになり、バックオフィス全体の生産性が大きく向上しています。
参考：全郵便物をデータ化できたことで「出社」も「事務作業」もゼロに。これまで手が回らなかった様々な業務を支えた「atena」。｜株式会社花形 様 導入事例｜クラウド郵便サービス atena〈アテナ〉
まとめ
本記事では、バックオフィス業務が直面する「属人化」や「人手不足」といった課題について説明しました。
その上で、クラウドツールの導入やアウトソーシングの活用による効率化の具体的な方法、さらに成功に導くための3つのステップまで幅広く解説しています。
業務を効率化することは、単に従業員の負担を減らすだけではありません。
コストの削減や生産性の向上にもつながり、最終的には企業の持続的な成長を支える基盤になります。
ぜひこの記事を参考にして、まずは自社の業務フローを見える化し、どこに課題があるのか確認することからバックオフィス業務効率化を始めてみてはいかがでしょうか。
