ビジネスシーンでは、請求書や契約書の返送依頼、結婚式の招待状など、返信用封筒を目にする機会が多くあります。
しかし、いざ自分が返信用封筒を作成したり、同封された封筒で返信したりする立場になると「切手はどちらが負担するのか」「宛名の敬称はどう書き換えるべきか」といったマナーに迷うことはありませんか。
この記事では、返信用封筒の発送の仕方から、返信用封筒を作成する「依頼側」と、それを使って返送する「返信側」、それぞれの立場における正しいルールや作成手順、注意すべきマナーについて詳しく解説します。
返信用封筒とは
返信用封筒とは、書類などを送付した相手から、記入済みの書類や回答を送り返してもらうためにあらかじめ同封しておく封筒のことです。
最大の特徴は、返信を受け取る側（依頼主）が、自分の住所・氏名を宛名として記入し、必要な送料分の切手を貼った状態で用意する点です。
これにより、相手（返信側）は封筒を用意したり切手を購入したりする手間が省け、金銭的な負担もなくポストに投函するだけでスムーズに返送できるようになります。
ビジネスの現場では、返信用封筒が次のようなシーンでよく使われています。
- 契約書のやり取り
- 就職活動における書類提出
- アンケートの回収
これらはいずれも「相手に負担をかけず、確実に返事をもらいたい」という状況です。
そのため、返信用封筒を事前に用意しておくことは、大切なマナーの一つとされています。
使用用途
返信用封筒は、相手から書類などを送り返してもらう必要がある、さまざまなシーンで活用されます。
最も一般的なのは、ビジネスにおける契約書や申込書の取り交わしです。
たとえば、遠方の取引先に署名・捺印が必要な書類を郵送する際、返信用封筒を同封することで、相手は封筒の準備や宛名書きの手間なく即座に返送できます。
ビジネスの場面で依頼する側が返信用封筒を用意する場合には「相手に送料や作業の負担をかけない」という大切な気配りの意味もあります。
また、クレジットカードの申し込みや、公共機関への各種申請手続きでも、必要書類を回収する手段として返信用封筒がよく使われています。
関連記事：追跡のできる郵送方法まとめ～重要書類を安全に送りたい人必見！
【依頼側】返信用封筒を作成して相手へ発送する方法
返信を求める「依頼側」になった場合、相手が書類を入れてポストに投函するだけで済む状態まで準備を整えるとよいでしょう。
自分の住所や氏名の書き方、返送に必要な料金分の切手の貼り方には細かなルールがあります。
また、送付用の封筒にきれいに入れるための折り方も重要なポイントです。
ここでは、相手に失礼がなく、かつ確実に手元に戻ってくる返信用封筒の正しい作り方をステップごとに解説します。
宛名（自分）の住所・氏名を記入する
返信用封筒を作成する際、まず表面の中央に、返送先となる自分（または自社）の郵便番号・住所・氏名をはっきりと記入します。
ここで最も注意すべきなのが、自分宛の「敬称」の書き方です。
自分で自分の名前に「様」や「御中」を付けるのはマナー違反にあたります。
そのため、会社や部署に送る場合は「〇〇株式会社 行」と書き、個人に送る場合は「氏名 行」と記載し、末尾は必ず「行」または「宛」とするのが基本ルールです。
あらかじめ「行」としておくことで、相手が返送する際に「行」を二重線で消して「御中」や「様」に書き換えるという、ビジネスでよくあるやり取りがスムーズに進みます。
返送に必要な金額の切手を貼る
返信用封筒を作成する際、最も重要なのが「返送用切手」の貼付でしょう。
返信用封筒は、依頼側が返信にかかる送料を負担するのが基本ルールです。
そのため、封筒のサイズ（定形・定形外）や、返送してもらう書類の予想重量に応じた正しい金額の切手を、あらかじめ左上に貼っておきましょう。
特に注意したいのが料金不足です。
万が一、切手の金額が足りないと、返信してくれる相手に不足分を請求されたり、受取拒否で戻ってきたりといった迷惑をかけてしまいます。ビジネス上の信用を損なわないためにも、重さがギリギリになりそうな場合は一段階上の料金の切手を貼るなど、余裕を持って準備してください。
裏面は未記入（白紙）にする
返信用封筒を作成する際、表面には受取人となる自分の住所や氏名を記載しますが、裏面については「未記入（白紙）」のままにしておくのが基本のマナーです。
返信用封筒の裏面は、実際に書類を入れて返送してくれる「相手（返信者）」が、差出人として自らの住所や氏名を記入するためのスペースであるためです。
もし依頼側があらかじめ裏面に自分の情報を印刷や記入してしまうと、相手が記入する場所がなくなってしまったり、郵便上の差出人が不明確になったりする恐れがあります。
相手が迷わずスムーズに必要事項を記入できるよう、裏面には何も書かない状態で同封しましょう。
送付用封筒に収まるように折る
作成した返信用封筒を送付用の封筒に入れる際、サイズが合わずにそのままでは入らないことがあります。
その場合は、送付用封筒の大きさに合わせて返信用封筒を折っても問題ありません。
封筒を折って封入しても、郵便局での取り扱いに支障はなく、またビジネス上のマナーとしても失礼には当たりません。
折る際は、長形3号などの定形封筒であれば三つ折りにすることが一般的です。
ただし、折り目が「切手」や「宛名」にかかってしまうと見栄えが悪く、機械での読み取りに支障が出る可能性もあるため、これらを避けてふんわりと折るように心がけましょう。
なお、返送書類が非常に多く厚みが出る場合は、無理に折らずに入る大きな封筒を選ぶなど、相手が返信しやすい形を整えることが大切です。
【返信側】手元にある返信用封筒を使って発送する方法
同封されていた返信用封筒を使って返信する際、そのまま何もせずに投函するのはマナー違反となる場合があります。
たとえば、あらかじめ印刷されている「〇〇行」や「〇〇宛」といった宛名の敬称は、適切な「様」や「御中」に書き換えた方がいいでしょう。
そのほか、裏面への差出人情報の記入や、封字（〆）の書き方など、マナーとして知っておきたい返信時の作法について詳しくご紹介します。
宛名の敬称（行・宛）を「様・御中」に修正する
返信用封筒の宛名には、あらかじめ「〇〇行」や「〇〇宛」と記載されていますが、これをそのまま返送するのはマナー違反となるため、適切な敬称への修正が必要です。
まずは「行」や「宛」を二重線で消し、その横（または下）に新しい敬称を書き加えます。
送り先が個人名であれば「様」、会社や部署などの団体であれば「御中」を使用しましょう。
二重線は定規を使わずフリーハンドで問題ありませんが、丁寧に引いてください。
書き方のポイントとして、縦書き封筒の場合は縦線で消してその下か左側に、横書き封筒の場合は横線で消してその右側に修正文字を記入するとバランス良く仕上がります。
裏面に差出人（自分）の情報を記入する
返信用封筒を使用する際、宛名は印刷されていますが、裏面には必ず差出人である自分自身の郵便番号・住所・氏名を記入します。
ビジネスや就活の場面では、所属する会社名や学校名・学部名も忘れずに記載しましょう。
文字の大きさは、表面の宛名よりも少し小さく書くことが一般的です。
書き方は表面の仕様に合わせるのがマナーです。
表面が縦書きなら裏面の左下に縦書きで、横書きなら下部または右下に横書きで記入します。
ただし、表面にあらかじめ「ご依頼主」などの記入欄がある場合はそちらを優先して記載してください。
また、裏面下部に相手の社名がすでに印刷されている場合は、失礼にならないよう裏面ではなく表面の下部に自分の情報を書きましょう。
確実に封をして封字（〆）を書く
書類をすべて封入したら、のりや両面テープを使って確実に封をします。
輸送中に剥がれて中身が落ちないよう、しっかりと貼り付けましょう。
契約書や履歴書などの重要書類を送る場合は、封をした境目（閉じ目）の中央に「封字（ふうじ）」を書くのがビジネスマナーです。
一般的には「〆（しめ）」という文字を記入します。
これには「確かに封をしました」「未開封です」という証拠を示し、宛名本人以外が開封することを防ぐ役割があります。
注意点として、雑に書くと記号の「×（バツ）」やカタカナの「メ」に見えてしまうことがありますが、これらはマナー違反です。
相手に対する敬意を込め、漢字の「〆」を正確かつ丁寧に書き入れましょう。
速達で返信用封筒を発送してもらうための準備
急ぎで書類を回収したい場合、返信用封筒を「速達」扱いで送ってもらうことも可能です。
ただし、そのためには依頼側が事前に速達料金分の切手を貼り、封筒に所定の表示をしておく必要があります。
ここでは、返信用封筒の発送において速達仕様にするための正しい準備と手順について解説します。
基本料金に速達料金を加えた切手を貼る
速達を利用するためには、通常の郵便料金（基本料金）に加えて、重量に応じた「速達料金」を支払う必要があります。
返信用封筒には、これらを合算した金額分の切手をあらかじめ貼っておきましょう。
たとえば、250gまでの郵便物であれば、基本料金に加えて速達料金（目安として約300円）が必要です。
返送される書類の枚数や重さを事前に予測し、料金不足にならないよう注意してください。
なお、郵便料金は改定されることがあるため、必ず日本郵便の公式サイトで最新の料金を確認してから切手を用意することをおすすめします。
関連記事：速達は何日後に届く？気になる日数と早く送る方法を徹底解説
封筒の表面上部に赤い線を引く
返信用封筒を速達扱いで返送してもらうためには、速達料金分の切手を貼るだけでなく、封筒自体に「速達であること」を明示する赤い線を引く必要があります。
これを怠ると、郵便局で普通郵便として仕分けられてしまう可能性があるため注意が必要です。
具体的な書き方として、縦長の封筒（和封筒）の場合は「表面の右上部」に、横長の封筒（洋封筒）の場合は「右側の縁」に赤いラインを引くのが郵便局の公式なルールです。
使用する筆記具は、細いボールペンよりも視認性の高い赤い油性マーカーをおすすめします。
ビジネス書類を確実に期日までに回収するためにも、郵便局員がパッと見て速達と判別できるよう、はっきりと目立つように線を記入しておきましょう。
返信用封筒の発送（返信）において注意すべきマナー
返信用封筒の宛名書きや裏面の記入に使う筆記具にも、ビジネス上の決まりがあります。
最近広まっている「消せるボールペン」は便利ですが、重要書類や郵便物の宛名には使わないほうがよいとされています。
また、書き間違えたときに修正液を使ってよいかどうかなど、知らずに使ってしまうことで相手に悪い印象を与えてしまうかもしれません。
そこで、返信用封筒の発送（返信）において筆記具の選び方や書き方のマナーについて、一度確認しておきましょう。
黒の油性ボールペンを使用する
返信用封筒の宛名書きや裏面の記入を行う際は、使用する筆記用具選びも重要なマナーの一つです。
最も推奨されるのは、黒色の油性ボールペンです。
水性ペンや万年筆などは書き味が良いものの、配送中に雨に濡れたり湿気を含んだりした際にインクが滲んでしまい、文字が判読できなくなるリスクがあります。
したがって、重要書類を扱うビジネスの場では、耐水性が高く文字が消えにくい油性インクを選ぶのが基本です。
また、インクの色は「黒」を選びましょう。
まれに青色のボールペンを使用するケースも見られますが、日本のビジネスシーンにおいては黒色が最も一般的であり、正式な色として定着しています。
相手に違和感を与えず、確実に失礼のない対応をするためにも、黒色を選ぶのが無難です。
消せるボールペン（フリクションなど）の使用は避ける返信用封筒の宛名書きや書類への記入において、近年普及している「消せるボールペン（フリクションなど）」を使用するのは避けましょう。
これらは摩擦熱や温度変化によってインクが無色になる特殊な性質を持っているため、郵便物や重要書類への使用には適していません。
たとえば、配送中のトラック庫内の温度上昇や摩擦によって文字が消えてしまい、宛先不明で届かなかったり、書類の内容が判読できなくなったりするリスクがあります。
また、誰でも簡単に修正できてしまう筆記具は、証書類において「改ざんの危険性がある」とみなされるため、ビジネス上の信用を損なう恐れもあります。
重要書類や郵便物には、必ず消えることのない黒の油性ボールペンなどを使用するのが基本のマナーです。
修正液や修正テープの使用は避ける
宛名書きや差出人情報の記入を間違えてしまった場合でも、修正液や修正テープを使用するのは避けましょう。
ビジネスシーンにおいて、封筒に修正跡を残して発送することは、原則としてマナー違反とされています。
また、就職活動中の企業へ送る場合や、退職手続きの書類を返送する場合も同様の配慮が必要です。
書き損じた封筒をそのまま送ると「仕事が雑」といったマイナスの印象を与えかねません。
万が一書き損じた場合は、自分で別の封筒を用意し、宛名と切手を貼り直して送りましょう。
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もちろん、返信用封筒の同封にも対応可能なため、郵便物の発送や返信用封筒の準備などに時間をかけたくない方におすすめです。
従来の発送作業をデジタル化して効率を高めるために、活用してみてはいかがでしょうか。
まとめ
本記事では、返信用封筒の正しい作り方や返信時のマナーについて解説しました。
依頼側としては相手の手間を省くための事前準備を徹底し、返信側としては敬称の修正や丁寧な封入を行うことが、円滑なビジネスコミュニケーションにつながります。
切手の料金不足や筆記用具の選び方など、細かな点にも配慮することで、信頼感を高められます。
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オプションとして、返信用封筒をつけることもできます。
必要なときに活用してみてはいかがでしょうか。今回ご紹介したポイントを参考に、返信用封筒をご活用ください。
