導入事例
2時間がたった5分に。産休・育休・退職時の引き継ぎ説明もatenaでラクラク
Recustomer株式会社は、返品・交換・キャンセル自動化ツール「Recustomer」を開発・運営しています。顧客体験を向上させるサービスとして、EC事業者から注目を集めています。
今回は、同社の総務・労務・経理などのバックオフィス業務全般をお一人で担当している上村ひとみさんに、「atena」導入前に抱えていた課題や、「atena」を通して課題がどのように解決したかなど、具体的な成果についてお聞きしました。
郵便物を見に行くだけの出社と、データ化に関する手間を削減したいと思っていました。
当社は全社的にリモートワークを推奨しています。
バックオフィス業務もある程度はリモートで行えるように環境は整えたのですが、郵便物に関してはオフィスに不定期に届くものなので、当たり前ですがリモート業務ができません。
私は週に1度は出社し、ポストから郵便物を回収、開封して中身を確認していました。
ただ、総務、経理、法務などの多種多様なバックオフィス業務を一人でこなしつつ、自宅では育児もしています。そのため、タイミングが合わず週1出社ができないことも。郵便物の確認が遅れ、契約書の返送などの対応が遅れてしまったこともあり、何か対策をとらねば、と考えるようになりました。
郵便物のデータ化も、意外と面倒です。
単純作業ですが、時間が取られてしまいます。スキャン作業だけならまだしも、データの管理もあり、作業時間は月に2時間はかかっていました。
当社の場合、請求書なら請求書、契約書なら契約書のフォルダに振り分け、いつ、誰が見ても書類を探せるように整理しています。そのためには、私がまず出社して、スキャンをしないと始まりません。
「誰かが代わりにやってくれたらなあ…」という思いが強くなったのが、サービスを探し始めた背景です。
ある時、当社の代表である柴田がatenaを見つけてきたのがきっかけです。
サービス概要を聞いて、「郵便物を回収してほしい」「私の代わりにスキャンをしてほしい」というニーズにぴったりとハマっていたので「素晴らしい!」と驚いたのを覚えています。
私はそこまでITに強くないので、実際にデモ画面を見て、とても簡単に使えそうだと思ったのも決め手の一つです。
また、商談で初めて、当社が利用している請求書受領ソフト「バクラク請求書」とも連携できると知り、思った以上に便利に使えると感じて導入を決めました。
メンバーの皆さん
毎週木曜に、当社のポストまで郵便物を回収しに来てもらっています。郵便物が登録されたらSlackに連絡が入るので、atenaにログインをして確認、中身を見たいものは内容スキャン依頼をしています。
データ化された請求書は、ワンクリックでバクラク請求書へ送っています。
郵便ボックス画面がとても使いやすくて気に入っています。迷わず直感的に操作できるので、ヘルプページを見にいくこともありません。
これまで2時間かかっていた業務が、ものの5分で済むようになりました。本当に助かっています。
ポストを見に行くためだけの出社がなくなったので、移動時間もありません。
サービスのよさを特に実感したのは、登記変更書類も一式データ化してもらえたときです。司法書士から届いた書類はかなりの量でした。本当だったら、すべて一つずつ自分でスキャンするはずだったものを、全部atenaにスキャンしてもらえたのは本当にありがたかったですね。
バクラク請求書と連携できたことによる効果も感じています。
当社は請求書業務を外注しており、これまでバクラク請求書を介したデータのやりとりが少し複雑でした。ですが、atenaとシステム連携したことよって、その複雑なやりとりがゼロに。かなり楽になりました。
郵便物対応という、いわゆる雑務の時間を短縮できたことで、頭を使いたい業務にリソースを割けるようにもなりました。
当社は「Recustomer」という、返金・交換・キャンセル業務の自動化SaaSを開発しています。顧客体験の満足度を向上し、誰でも簡単にインターネットショッピングを楽しめる世界をつくる、今までにないサービスです。
急成長する会社のバックオフィスとして心がけていることは、それぞれの社員がそれぞれの業務に集中できる環境を整える、ということです。わずらわしい業務に時間を取られないよう、こちらでサポートできることは全部やっていきたいと思っています。
とはいえ、一人では限界があります。そこで、atenaのようなさまざまな外部サービスを活用し、人に頼らない、自動的に回っていく組織づくりをしていきたい。「あの人がいないと仕事が進まない」がないように努めたいと思っています。
郵便物がクラウド上で見られると、かなり業務負担が減ります。バックオフィスのリモートワーク環境を整えたいのであれば、atenaは絶対におすすめのサービスです。
また、atenaは業務を引き継ぐ際にも便利なサービスです。
私はまもなく産休に入るのですが、もしatenaがなかったら、当社にはどこから、どんな書類が届き、どう対処をし、破棄していいものは何か、誰に書類を渡せばいいかなど、かなり引き継ぎ説明が複雑で難しかったと思います。
その点、atenaはクラウド上に過去の郵便物データがすべて残っており、データベースのように活用できます。どのように処理したかアクティビティで確認でき、コメントも残せますので、書類ごとの対応が一目でわかります。安心して産休に入れそうです。
郵便物はどうしてもなくなりません。届くものは重要書類が多く、雑務とはいえ、穴が空いてはいけない大事な業務の一つです。郵便物業務をデジタル化することで、社員の退職や産休育休にも備えられる便利なサービスだと思います。
※この記事はインタビューが行われた2022年4月5日時点の情報です。
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